KSeF 2.0 — co zmieniło się w 2026 roku
KSeF 2.0 działa produkcyjnie od 1 lutego 2026 roku. Obowiązek wystawiania faktur został wprowadzony etapami: od 1 lutego dla największych podmiotów i od 1 kwietnia dla pozostałych przedsiębiorców, z rozwiązaniem przejściowym dla najmniejszych firm do końca 2026 roku. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku, z uwzględnieniem wyjątków ustawowych.
Szczegółowy i aktualizowany harmonogram publikuje Ministerstwo Finansów na portalu KSeF. Zakres obowiązku należy zawsze ocenić na podstawie aktualnej sytuacji firmy.
Co obejmuje obsługa KSeF
- Ustalenie zakresu obowiązku — sprawdzenie, od kiedy i w jakim zakresie firma korzysta z systemu.
- Uprawnienia — uporządkowanie dostępu właściciela, pracowników i biura rachunkowego.
- Obieg dokumentów — określenie, kto wystawia, odbiera, akceptuje i opisuje faktury.
- Weryfikacja księgowa — kontrola dokumentów przed ujęciem w ewidencji VAT i księgach.
- Korekty i sytuacje szczególne — wsparcie w poprawianiu dokumentów oraz organizacji pracy w trybach przewidzianych przez system.
- Bieżący kontakt — pomoc przy pytaniach pojawiających się podczas codziennego korzystania z e-faktur.
KSeF nie zastępuje księgowości
Przesłanie faktury do systemu nie rozstrzyga automatycznie sposobu jej rozliczenia. Nadal trzeba ustalić moment powstania obowiązku podatkowego, prawo do odliczenia VAT, właściwą kategorię kosztu i ujęcie dokumentu w księgach. Dlatego obsługę KSeF łączymy z rozliczeniami VAT i JPK oraz odpowiednią formą księgowości.
Jak przygotowujemy firmę do pracy
Zaczynamy od krótkiej analizy obecnego obiegu faktur. Ustalamy używany program, osoby odpowiedzialne i sposób przekazywania dokumentów. Następnie porządkujemy uprawnienia oraz uzgadniamy prostą procedurę dla faktur sprzedażowych, zakupowych, korekt i dokumentów wymagających dodatkowej akceptacji.
Firmy ze Zduńskiej Woli mogą omówić proces osobiście w biurze przy ul. Ignacego Jana Paderewskiego 3A. Obsługę prowadzimy również zdalnie.
Obsługa KSeF
najczęstsze pytania
Tak. Podatnik może nadać odpowiednie uprawnienia osobie lub podmiotowi obsługującemu księgowość. Zakres uprawnień powinien odpowiadać ustalonemu obiegowi faktur i odpowiedzialności stron.
Tak, poza przypadkami wyłączonymi ustawowo. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku.
Należy ustalić osoby odpowiedzialne, nadać właściwe uprawnienia, wybrać narzędzie do wystawiania i odbierania faktur oraz opisać sposób weryfikacji, akceptacji i przekazywania dokumentów do księgowości.
Nie. KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, ale dokumenty nadal wymagają prawidłowej kwalifikacji, ujęcia w ewidencji VAT i księgach oraz rozliczenia podatkowego.